Datenschutzerklärung
Präambel
Mit der folgenden Datenschutzerklärung möchten wir Sie darüber aufklären, welche Arten Ihrer personenbezogenen Daten (nachfolgend auch kurz als „Daten“ bezeichnet) wir zu welchen Zwecken und in welchem Umfang verarbeiten. Die Datenschutzerklärung gilt für alle von uns durchgeführten Verarbeitungen personenbezogener Daten, sowohl im Rahmen der Erbringung unserer Leistungen als auch insbesondere auf unseren Webseiten, in mobilen Applikationen sowie innerhalb externer Onlinepräsenzen, wie z. B. unserer Social-Media-Profile (nachfolgend zusammenfassend bezeichnet als „Onlineangebot“).
Die verwendeten Begriffe sind nicht geschlechtsspezifisch.
Inhaltsübersicht
– Präambel
– Verantwortlicher
– Kontakt
– Datenschutzbeauftragter
– Übersicht der Verarbeitungen
– Maßgebliche Rechtsgrundlagen
– Datenschutzhinweise zum Förderverfahren
Verantwortlicher
Ernsting Kunst- & Kulturstiftung
Letter Berg 41
48653 Coesfeld
E-Mail-Adresse: kontakt@ernsting-stiftung.de
Kontakt Datenschutzbeauftragter
ITM systems GmbH & Co. KG
Datenschutzbeauftragte – Familienstiftung Ernsting
Hauptstraße 43
48712 Gescher
Übersicht der Verarbeitungen
Die nachfolgende Übersicht fasst die Arten der verarbeiteten Daten und die Zwecke ihrer Verarbeitung zusammen und verweist auf die betroffenen Personen.
Maßgebliche Rechtsgrundlagen
Maßgebliche Rechtsgrundlagen nach der DSGVO: Im Folgenden erhalten Sie eine Übersicht der Rechtsgrundlagen der DSGVO, auf deren Basis wir personenbezogene Daten verarbeiten. Bitte nehmen Sie zur Kenntnis, dass neben den Regelungen der DSGVO nationale Datenschutzvorgaben in Ihrem bzw. unserem Wohn- oder Sitzland gelten können. Sollten ferner im Einzelfall speziellere Rechtsgrundlagen maßgeblich sein, teilen wir Ihnen diese in der Datenschutzerklärung mit.
Nationale Datenschutzregelungen in Deutschland: Zusätzlich zu den Datenschutzregelungen der DSGVO gelten nationale Regelungen zum Datenschutz in Deutschland. Hierzu gehört insbesondere das Gesetz zum Schutz vor Missbrauch personenbezogener Daten bei der Datenverarbeitung (Bundesdatenschutzgesetz – BDSG). Das BDSG enthält insbesondere Spezialregelungen zum Recht auf Auskunft, zum Recht auf Löschung, zum Widerspruchsrecht, zur Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten, zur Verarbeitung für andere Zwecke und zur Übermittlung sowie automatisierten Entscheidungsfindung im Einzelfall einschließlich Profiling. Ferner können Landesdatenschutzgesetze der einzelnen Bundesländer zur Anwendung gelangen.
Datenschutzhinweise zum Förderverfahren
Die Ernsting Kunst- und Kulturstiftung Alter Hof Herding (AHH) und die Kurt und Lilly Ernsting-Stiftung (KuL) verarbeiten personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Beantragung, Prüfung, Bewilligung, Durchführung und Dokumentation von Fördermaßnahmen.
1. Verantwortliche
Ernsting Kunst- & Kulturstiftung
Letter Berg 41
48653 Coesfeld
E-Mail-Adresse: kontakt@ernsting-stiftung.de
Kurt und Lilly Ernsting Stiftung
Die Stiftungen führen das Förderverfahren gemeinsam durch. Soweit eine gemeinsame Verantwortlichkeit im Sinne des Art. 26 DSGVO besteht, stellen die Stiftungen den betroffenen Personen die wesentlichen Inhalte der entsprechenden Vereinbarung zur
Verfügung.
2. Datenschutzbeauftragte
Bei Fragen zum Datenschutz können Sie sich an die Datenschutzbeauftragte wenden:
ITM systems GmbH & Co. KG
Datenschutzbeauftragte
Hauptstraße 43
48712 Gescher
3. Zwecke der Verarbeitung
Wir verarbeiten die im Förderantrag sowie im weiteren Förderverfahren angegebenenpersonenbezogenen Daten insbesondere zu folgenden Zwecken:
– Entgegennahme und Bearbeitung von Förderanträgen,
– Prüfung der Fördervoraussetzungen,
– Kommunikation mit Antragstellern,
– Vorbereitung und Durchführung von Förderentscheidungen,
– Verwaltung, Durchführung und Abrechnung bewilligter Förderungen,
– Dokumentation und Nachweis der Fördertätigkeit,
– Evaluation der Fördermaßnahmen,
– Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs-, Nachweis- und Rechenschaftspflichten.
4. Kategorien verarbeiteter Daten
Je nach Förderantrag können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
– Stammdaten (Name, Anschrift, Kontaktdaten),
– Angaben zur antragstellenden Person oder Organisation,
– Projekt- und Förderinformationen,
– Kommunikationsdaten,
– Bank- und Zahlungsdaten,
– sonstige Angaben, die im Rahmen des Förderverfahrens erforderlich sind.
5. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 DSGVO, insbesondere:
– Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder eines Förderverhältnisses erforderlich ist,
– Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen,
– Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen der Stiftungen.
Die berechtigten Interessen bestehen insbesondere in der ordnungsgemäßen Durchführung und Dokumentation des Förderverfahrens, der Nachvollziehbarkeit von Förderentscheidungen, der Vermeidung von Mehrfachförderungen, der Geltendmachung oder Abwehr rechtlicher Ansprüche sowie der Evaluation der Fördertätigkeit.
6. Pflicht zur Bereitstellung der Daten
Die Bereitstellung der für die Antragsprüfung erforderlichen personenbezogenen Daten ist notwendig, damit über den Förderantrag entschieden werden kann. Werden die erforderlichen Angaben nicht oder nicht vollständig bereitgestellt, kann der Förderantrag gegebenenfalls nicht bearbeitet oder beschieden werden.
7. Empfänger der Daten
Innerhalb der beteiligten Stiftungen erhalten nur diejenigen Personen Zugriff auf personenbezogene Daten, die diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Empfänger können insbesondere sein:
– Mitglieder der zuständigen Vorstände
– Mitarbeitende der beteiligten Stiftungen
– Mitarbeitende der angeschlossenen Einrichtungen und Zweckbetriebe, soweit deren Mitwirkung erforderlich ist
– externe Berater oder Gutachter, soweit diese in das Förderverfahren eingebunden werden
– IT- und Administrationsdienstleister.
Derzeit werden technische Dienstleistungen insbesondere durch die Firma ViSaaSGmbH & Co. KG erbracht.
8. Einsatz von IT-Diensten
Für die Durchführung und Verwaltung des Förderverfahrens werden unter anderem folgende Systeme eingesetzt:
– Microsoft 365
– Microsoft Forms
– Microsoft SharePoint
– Microsoft Power Automate
– Nextcloud
– E-Mail-Kommunikationssysteme
Soweit externe Dienstleister Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten, erfolgt dies auf Grundlage entsprechender datenschutzrechtlicher Vereinbarungen. Soweit im Zusammenhang mit den eingesetzten IT-Diensten personenbezogene Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden, erfolgt dies nur unter Beachtung der gesetzlichen Anforderungen der DSGVO und auf Grundlage geeigneter Garantien.
9. Öffentlichkeitsarbeit bei bewilligten Förderungen
Im Falle einer Förderbewilligung können die Stiftungen Informationen über geförderte Projekte veröffentlichen, soweit hierfür eine datenschutzrechtliche Grundlage besteht.
Hierzu können insbesondere der Name des Fördermittelempfängers, die Projektbezeichnung, der Förderzweck sowie allgemeine Informationen zur Förderung gehören.
Soweit für bestimmte Veröffentlichungen eine Einwilligung erforderlich ist, wird diese gesondert eingeholt.
10. Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für die Durchführung des Förderverfahrens sowie zur Erfüllung gesetzlicher odersatzungsmäßiger Verpflichtungen erforderlich ist.
Abgelehnte Förderanträge werden regelmäßig für einen Zeitraum von bis zu drei Jahren nach Abschluss des Förderverfahrens aufbewahrt, sofern keine längeren gesetzlichen Aufbewahrungsfristen oder besondere berechtigte Interessen eine längere Speicherung erfordern.
Daten zu bewilligten Förderungen werden darüber hinaus für die Dauer bestehender gesetzlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten gespeichert.
Nach Ablauf der jeweiligen Fristen werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.
11. Rechte der betroffenen Personen
Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften das Recht auf
– Auskunft über die verarbeiteten Daten
– Berichtigung unrichtiger Daten
– Löschung der Daten
– Einschränkung der Verarbeitung
– Datenübertragbarkeit
– Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen.
Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, kann diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
12. Beschwerderecht
Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.